+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как правильно писать входящие документы

Ход исполнения; 8. Номер дела. Вне зависимости от формы регистрации каждому объекту могут быть присвоены дополнительные атрибуты, например, количество листов или наличие приложений. Отметим, что учет и регистрация должны проводиться в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству и принятой в компании Номенклатурой дел. Внутренняя опись документов Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно составлять организационно-распорядительные документы

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения.

Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.

Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу.

При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа.

Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля. Секретарь — секретарь руководителя.

Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов. Делопроизводитель — сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа.

Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля. Таблицу 1. Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес.

Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам.

Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др. Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию.

Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов.

Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати.

Пример 4 Образцы штампа и печати экспедиции СвернутьПоказать Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности. Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре.

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе. Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции.

В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам.

Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы — счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется.

А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.

Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким. Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь.

Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня. Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию. Регистрация входящей корреспонденции Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства — на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться: как на бумажном носителе в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки далее — РК , так и в электронном виде: визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку; если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации.

В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию. Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.

Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма: регистрационный номер входящего документа; дата и регистрационный номер поступившего документа; сведения о корреспонденте наименование организации — автора документа; должность и Ф.

Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК.

Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация то есть первичное заполнение полей РК в вашей системе может осуществляться в автоматическом режиме.

Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов: наименования организации; даты регистрации документа иногда добавляют время получения ; входящего регистрационного номера не путать с номером, присвоенным документу его автором.

Пример 5 Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции СвернутьПоказать Зарегистрированное входящее письмо СвернутьПоказать Как вы видите из реквизитов поступившего документа из Примера 6 и регистрационных материалов Журнал из Примера 5 , мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным см.

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе. Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой.

И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно.

Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию.

Пользователю останется только внести индивидуальные данные. Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы договорная документация, циркулярные письма и др. В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать — сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает?

В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Направление документов на рассмотрение руководителю Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю.

Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты. Пример 7 на следующей странице. В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия.

СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета. Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель — секретарь — делопроизводитель — исполнитель.

Як заповнити декларацію

К записи комментариев Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов.

Входящий документ передается на хранение вместе с документом-ответом. при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования.

Входящая корреспонденция: регистрация и обработка

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как правильно составить деловое письмо

Петренко Верно: Инспектор подпись З. Горюк Оформление приложений к документам 4. Приложения к документам, которые создаются в деятельности учреждений, могут быть трех видов: - приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами приложения к распорядительным актам ; - приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; - приложения, являющиеся самостоятельными документами и направляемые с препроводительным письмом. Приложения должны иметь следующие элементы оформления: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Может ли директор писать служебную записку сам себе

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого сопроводительного письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации. Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности. Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма. Рисунок 1 - Диаграмма взаимодействия модулей Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder. Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД:.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов докладные записки, положения, инструкции, акты и т. Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам т. Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов. Прежде всего, необходимо определить, что понимается под регистрацией документов. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный в отличие от приказов и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации.

При регистрации входящего документа в регистрационном штампе В графе «Автор (корреспондент)» пишется название организации, откуда.

Какие внутренние документы должны быть у организации

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Получение входящих документов и контроль их состояния (API)

Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6. Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за год, Кадыров, Бланк документа Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Служебные документы составляются на бланках форматов А4 х и А5 х , реже используется формат А6 х

Если клиент не выходит на связь Как правильно написать письмо клиенту Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе.

Образцы основных документов делопроизводства

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как писать ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, на которые вам ответят! Разбираем образец письма!
Комментарии 14
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. kisshepje1975

    Полностью поддерживаю данные изменения! На мой взгляд, пьяных за рулём станет меньше. Но! нужно придерживаться закона не только водителям, но и полицейским, которые часто грешат при вынесении 130-й.

  2. Владлен

    Здравствуйте, расскажите какая разница между КоАП 14.56 и ст 171 УК РФ.

  3. Кларисса

    А если военкомат требует идти именно по месту жительства?

  4. sonlasusi

    Во всем мире кредит это норма жизни. И только у нас это жжжж.па

  5. heartsniptua

    Когда ты говоришь, что коррупция это проблема, скажи чья это проблема?

  6. agnieclinra

    Это поэтому в Украине такой бум новостроек, что все всех обманывают? В каждой области, в крупных и не очень городах, строят десятки жилых комплексов.так что ждем ролик о риске при покупке вторички, про некачественные советские дома, где вместо цемента давали чуть вапна в песок, или про то что купленная вторичка окажется совсем не ваша и с историей.

  7. Родион

    Тарас смотрим тебя из Финляндии спасибо за честные видео и спокойную аналитику

  8. Прасковья

    Вопрос такой. Часть по просроченуму кредиту признана судом в качестве долга. Если его оплатить по исполнительной, улет ли это фактом признание оставшегося долга, который еще не рассматривался судом?

  9. Натан

    Да, юрист Говорит всем инвесторам, в Одессе свои деньги не оставляйте, едите в Швейцарию или Россию. И толь там покупайте

  10. Лиана

    Мусоров надо вешать на заборах,фонарных столбах,везде и повсюду,гроздьями.

  11. blonaful

    Спасиба за видео, очень познавательное. А незнаете что говорит закон про грузовые бусы. Друг хотел розтаможить грузовой Т4 , говорят нада переделывать в пасажирский, иначе нерозтаможить

  12. Лукерья

    День добрый , если я гражданин Молдовы живу в Киеве ,имею вид на жительство я могу посетить Крым ?или мне нужно разрешение на посещения Крыма ? Спасибо

  13. velfemar

    И, как говорит Навальный. классно ! )))

  14. chartopyw

    А насчет эвакуаторов полностью поддерживаю. Как иначе наказывать уродов, которые паркуются на пеш/переходах и остановках? Они же у нас умные: главное быстро закрыть машину и отойти все, никто уже не накажет. Даже если полиция застукает такого водителя в момент посадки в авто всегда можно было сказать Я НЕ ПАРКОВАЛ, Я ЗАБИРАЮ ПРИПАРКОВАННОЕ КЕМ-ЛИБО АВТО КОЛЛИЗИЯ. Теперь же не пролезет.